zeftera.ru.

Основные компоненты системы электронной очереди

Ожидание своей очереди – один из самых проблемных моментов в обслуживании, особенно, если поток клиентов большой. Выяснения, кто пришел раньше, а кто позже, кто за кем занял и почему к одному человеку пришла целая компания всегда портит настроение. Вы можете избавить своих клиентов от подобного. Вам поможет система управления очередью . Кстати, заказать терминал электронной очереди по приемлемой стоимости можно на удобном сайте suo-rost.ru.

Что такое электронная очередь

Электронной очередью называют систему, которая позволяет учитывать приходящих клиентов с помощью выдачи талона на терминале. Также в систему входит информационное табло (одно или несколько), которое позволяет вызывать посетителей к конкретному окну, пульт у оператора, переключающий номера и некоторая другая аппаратура.

Благодаря использованию подобных современных систем можно значительно упростить работу с клиентами, тем более, что система управления очередью легко настраивается под нужды определенной фирмы. Вы можете включить или отключить нужный функционал, чтобы регулировать работу с клиентами и подстраивать технику под свои бизнес-процессы.

Данная цель достигается путем решения электронной очереди следующих задач:

1. Устранение живой очереди.

Каждый посетитель получает индивидуальный уникальный идентификатор или же номер. Любая система электронной очереди отличается наличием пункта регистрации посетителей, на котором выдаются регистрационные талоны. Обладатели такого талона регистрации могут не стоять поблизости места приема, так как система сама определяет очередность приема.

2. Корректная оценка времени ожидания.

Время ожидания очереди может быть указано в талоне регистрации либо же самостоятельно определено каждым посетителем.

3. Гарантия приема для каждого посетителя.

Системой регистрации электронной очереди может быть выдано лишь строго определенное количество регистрационных талонов. Каждый посетитель, получивший регистрационный талон, обязательно принимается во время текущего периода приема.

4. Ведение статистики приема и формирование удобных для анализа отчетов.

Благодаря этому администратор может качественно оптимизировать работу приемной, выполнить корректировку количества и графика работы операторов, позволяющую снизить время ожидания.

5. Возможность легкой ориентировки.

Благодаря электронной очереди, посетитель легче ориентируется в большом офисе. Она указывает номер и месторасположение кабинета (окна приема), формируя звуковое / голосовое приглашение.

6. Возможность удаленной регистрации.

Удаленная регистрация помогает правильно планировать время приема. Она организовывается посредством веб-сайта (через интернет) или же при обращении к оператору.

Основные компоненты системы электронной очереди

В настоящее время система электронной очереди имеет уже сложившийся, ставший традиционным состав. Однако, исходя из типа предоставляемых услуг, некоторые компоненты системы могут быть изменены. Рассмотрим классические компоненты, являющиеся базой для системы электронной очереди.

Система электронной очереди предполагает:

1. Наличие терминала регистрации

Данный компонент является основным в электронной очереди. Он оснащен принтером талонов регистрации либо же диспенсеров, а также кнопками регистрации (механические или виртуальные, отображающиеся на сенсорном мониторе). Наличие сенсорного монитора в терминале регистрации электронной очереди делает его необычайно функциональным. С его помощью можно вводить персональные данные, проверять наличие документов, необходимых для приема, пользоваться актуальной справочной информацией.

2. Наличие кнопочного пульта оператора

В данном контексте, кнопочный пульт оператора представлен небольшим физическим устройством с кнопками, при помощи которого можно вызвать посетителей из очереди, перенаправить их к другому оператору или же завершить обслуживание.

3. Наличие виртуального пульта оператора

Виртуальный пульт представляет собой специальную программу, заменяющую кнопочный аналог. Он отличается более широким функционалом. При помощи виртуального пульта можно вносить изменения в порядок приемы, исходя из готовности документов, выполнять повторный вызов, добавлять различную служебную информацию, а также возвращать посетителя в текущую очередь.

4. Наличие главного табло

Главное табло представлено устройством для визуального отображения данных, на котором отражается состояние очереди в настоящий момент. Зачастую на табло показан список последних в очереди вызванных номеров.

5. Наличие табло оператора

Данное устройство предусмотрено для отображения номера последнего посетителя, вызванного к конкретному оператору.

6. Наличие системы звукового оповещения

Такая система необходима для привлечения внимания посетителей во время вызова следующих клиентов. Благодаря этому, посетителю не обязательно все время контролировать отраженную на табло информацию. В момент вызова следующего клиента производится звуковой сигнал, который привлекает внимание к данным главного табло и табло каждого оператора.

7. Наличие системы отчетов и рабочего места администратора

Пожалуй, одним из самых весомых преимуществ внедрения этой системы является возможность автоматического накопления статистических данных по приему посетителей и дальнейшего формирования многочисленных отчетов. Чтобы качественно оптимизировать работу приема посетителей, невозможно обойтись без информации о количестве клиентов, их распределению в течение дня, в течение дней недели, по времени приема одного посетителя, а также эффективности работы каждого оператора. Система электронной очереди легко формирует данную информацию и предоставляет ее для дальнейшего анализа.

Администратор может ознакомиться как с оперативной информацией, так и со статистикой приема за нужный для анализа период. Пользуясь данными о предполагаемом количестве клиентов, администратор может правильно устанавливать график работы оператора, позволяющий обеспечить максимальную пропускную способность в момент значительного количества посетителей, а также выполнить перераспределение операторов между очередями.

Благодаря оперативной информации можно своевременно отреагировать на непредвиденный пик посещений. Кроме того, администратор получает доступ к статистическим данным по работы каждого оператора, благодаря чему можно дифференцировать оплату труда или выполнить отбор в разрезе индивидуальных способностей.

Оставить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Можно использовать следующие HTML-теги и атрибуты: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>